Een mailadres op je eigen domeinnaam kost een paar euro per maand en is het eerste waar iemand aan ziet of je een bedrijf runt of erbij klust. Deze pagina legt uit hoe je het regelt, wat je kiest en welke instellingen ervoor zorgen dat je mail ook echt aankomt.
Waarom niet gewoon gmail of hotmail
Het werkt technisch prima en het kost je geloofwaardigheid. Een offerte van tienduizend euro die binnenkomt vanaf een adres met een achternaam en vier cijfers erachter, roept vragen op die je niet wilt. Daarnaast raak je een adres op een gratis dienst kwijt als het account ooit geblokkeerd wordt, terwijl een adres op je eigen domein van jou blijft.
Wat je nodig hebt
- Een domeinnaam. Heb je die al voor je site, dan gebruik je die. Een .nl kost rond de tien euro per jaar.
- Een mailpakket. Dat kan bij je hostingpartij, of bij Google Workspace of Microsoft 365.
- Een paar DNS-instellingen. Die zet je eenmalig goed en daarna heb je er geen omkijken naar.
Welk pakket past
- Mailbox bij je hostingpartij
- € 1 tot € 4 per maand
- Google Workspace
- vanaf ongeveer € 7 per gebruiker per maand
- Microsoft 365 Business
- vanaf ongeveer € 6 per gebruiker per maand
- Doorstuuradres zonder eigen mailbox
- vaak gratis bij je domein
Werk je alleen en mail je vanaf één apparaat, dan volstaat een mailbox bij je hostingpartij. Heb je personeel, gedeelde agenda's of gedeelde documenten nodig, dan ben je met Workspace of 365 beter af, al was het maar omdat je bij vertrek van een medewerker het account kunt overnemen.
Welk adres je kiest
Voor een eenmanszaak werkt je voornaam prima. Zodra er meer mensen zijn, wordt voornaam@ lastig als iemand weggaat. Een algemeen adres als info@ of een adres per functie is dan handiger, met daarnaast persoonlijke adressen voor wie klantcontact heeft. Zet nooit je enige zakelijke adres op een medewerker.
De drie instellingen die bepalen of je mail aankomt
Mail die in de spamfolder belandt kost je opdrachten zonder dat je het merkt. Er zijn drie DNS-records die dat grotendeels bepalen.
- SPF. Geeft aan welke servers namens jouw domein mogen versturen. Zonder SPF is elke mail verdacht.
- DKIM. Ondertekent je berichten, zodat de ontvanger kan controleren dat er onderweg niets veranderd is.
- DMARC. Vertelt ontvangende servers wat ze moeten doen als SPF of DKIM niet klopt. Begin met een beleid dat alleen rapporteert en zet het daarna strenger.
De meeste aanbieders zetten deze bij oplevering voor je klaar. Verstuur je ook mail vanuit je website, bijvoorbeeld formulierberichten of facturen uit je boekhouding, dan moeten die systemen ook in je SPF staan. Dat is de meest voorkomende oorzaak van berichten die niet aankomen.
Wat je nog meer instelt
- Een handtekening met bedrijfsnaam, telefoonnummer, website en KvK-nummer.
- Je mail op je telefoon, zodat je een aanvraag niet een dag laat liggen.
- Een doorstuurregel of gedeelde inbox als meerdere mensen op info@ moeten kunnen.
- Een afwezigheidsbericht met een datum en een telefoonnummer erin.
Verhuizen zonder mail te verliezen
Heb je al een adres en wil je overstappen, zet dan eerst de nieuwe mailbox klaar, laat oude mail overzetten, en pas daarna de DNS aan. Doe je het andersom, dan verdwijnt er een dag mail in het niets. Houd het oude adres nog een paar maanden aan als doorstuuradres, want er komt altijd iets binnen op een adres dat je vergeten was.
Bij de sites die wij bouwen hoort het mailadres op je eigen domein er gewoon bij, inclusief de juiste records zodat je berichten aankomen. Vraag een gratis adviesgesprek aan als je wilt dat we meekijken.
